Intelligence artificielle et événementiel, où en sommes nous ?

Par Florent SANTIN

Tout le monde parle d’Intelligence artificielle (IA), et comme chacun le sait la France vient d’accueillir un important Sommet sur le sujet. Il nous a donc semblé opportun que L’Innovatoire s’exprime à ce propos. Nous avons d’abord souhaité donner la parole à un fin connaisseur de l’IA et de ses incidences pour la filière évènementielle. Florent Santin est co-fondateur et co-CEO de la société inwink¹, plateforme logicielle « SaaS »² Française de gestion d’événements et de communautés B2B. Issue d’une formation de développeur, il reste un « geek » dans l’âme passionné de nouvelles. Son plus gros défi depuis 10 ans : accompagner le monde de l’événementiel à innover !

À l’heure où l’IA semble occuper toutes les conversations, il est essentiel de remettre les pendules à l’heure, surtout pour les professionnels de l’événementiel. Loin d’être une nouveauté ésotérique réservée aux laboratoires de recherche, l’intelligence artificielle s’inscrit dans une évolution technologique qui a débuté il y a plusieurs décennies. Pour mieux appréhender son impact sur notre secteur, revenons sur son histoire, ses usages actuels et les enjeux à venir.

I. Désacralisons le sujet

L’idée que l’IA soit un concept flambant neuf est trompeuse. En réalité, ses fondations remontent aux années 1950 avec des pionniers comme Alan Turing, dont les travaux sur la machine universelle et le test de Turing ont ouvert la voie à la réflexion sur la capacité des machines à simuler l’intelligence humaine. Au fil des décennies, la recherche a évolué : des systèmes experts des années 1980 aux réseaux de neurones et à l’apprentissage profond d’aujourd’hui, l’IA n’a cessé de se transformer.

Ce long parcours démontre que l’IA n’est pas une technologie miraculeuse surgie du néant, mais plutôt le résultat d’une progression continue. Elle a su s’adapter aux besoins changeants et aux avancées technologiques, se réinventant à chaque époque pour devenir l’outil polyvalent que nous connaissons maintenant. Cette perspective historique permet de relativiser les craintes et de comprendre que l’IA, tout comme d’autres innovations, s’inscrit dans une logique d’évolution progressive plutôt que dans une révolution instantanée.

II. L’IA est une commodité

Si Internet a autrefois suscité l’appréhension avant de devenir une composante indispensable de notre quotidien, l’IA suit aujourd’hui un chemin similaire. Initialement perçue comme une technologie futuriste, elle s’est progressivement démocratisée pour devenir une véritable commodité. À l’image d’Internet, qui était autrefois réservé aux spécialistes avant de s’infiltrer dans la vie de tous, l’IA est aujourd’hui intégrée dans de nombreux aspects de notre quotidien.

Les adolescents, les étudiants et les professionnels n’hésitent plus à utiliser des outils basés sur l’IA pour simplifier leur vie, qu’il s’agisse de recommandation de contenus, de traduction automatique ou d’assistants personnels intelligents. Cette banalisation de l’IA signifie que nous avons désormais à portée de main une technologie capable de transformer nos méthodes de travail et d’optimiser nos processus. Plutôt que d’être perçue comme une menace, l’IA s’impose comme une alliée incontournable, dont l’usage s’apparente à celui d’Internet : aujourd’hui, il est difficile d’imaginer sa vie sans elle.

III. L’IA dans le quotidien des professionnels de l’événementiel

L’impact de l’IA sur l’événementiel n’est plus une perspective future, il est déjà tangible. L’émergence de ChatGPT, par exemple, a permis de démocratiser l’usage de l’IA, offrant aux organisateurs d’événements des outils puissants pour gagner en productivité et en créativité. La rédaction automatisée de contenus, la gestion des FAQ via des chatbots ou encore la création de scénarios pour des animations interactives sont autant d’exemples d’applications concrètes.

Prenons le cas de la communication événementielle : la génération de communiqués de presse, la rédaction de newsletters et la création de contenus pour les réseaux sociaux peuvent désormais être accélérées grâce à l’IA, permettant aux équipes de se concentrer sur l’aspect humain et stratégique de leur travail. De plus, dans la phase de préparation logistique, l’IA peut aider à optimiser la gestion des inscriptions, la planification des ressources et même la configuration des espaces grâce à des algorithmes d’optimisation. Ces exemples illustrent comment l’IA, loin de remplacer le savoir-faire des professionnels, vient le compléter et l’amplifier.

IV. Oui, des métiers vont être impactés, mais pas l’événementiel

Il est indéniable que l’IA va transformer certains métiers, et que certaines fonctions pourraient être amenées à disparaître. Cependant, l’événementiel repose sur une dimension profondément humaine : il s’agit de créer des expériences, de susciter des

émotions et de favoriser les rencontres réelles. La pandémie de Covid-19 nous a rappelé à quel point le contact humain est essentiel. Alors que l’on avait pu imaginer que les événements digitaux pourraient supplanter les rencontres physiques, la réalité est toute autre : les visiteurs et participants n’ont jamais autant manifesté le besoin de se retrouver en présentiel.

Les émotions, l’échange direct et l’expérience sensorielle ne peuvent être totalement remplacés par des interfaces numériques, aussi performantes soient-elles. Ainsi, si certains métiers, notamment ceux axés sur des tâches répétitives ou purement analytiques, subissent une transformation, le cœur de l’événementiel, fait de rencontres et d’interactions, reste solidement ancré dans le tangible. L’IA viendra servir d’outil pour enrichir ces expériences, sans jamais en dénaturer l’essence.

V. Il faut passer du « Use Case » au « Business Case »

L’IA est avant tout une technologie, et non un produit fini à part entière. Si des applications comme ChatGPT témoignent de ses capacités, elles ne représentent qu’un cas isolé parmi tant d’autres. La véritable révolution viendra de l’intégration de l’IA dans les outils de gestion et les plateformes EventTech, CRM, ERP et autres logiciels spécialisés.

Les éditeurs de logiciels ont la responsabilité d’incorporer des solutions d’IA pour améliorer non seulement la productivité mais également la sécurité des données. Une gestion intelligente des données peut permettre d’anticiper les besoins, de personnaliser l’expérience utilisateur et d’optimiser la logistique événementielle. Mais cette avancée repose sur un pilier fondamental : la donnée. Sans une stratégie de collecte et d’exploitation efficace, l’IA n’est qu’un potentiel inexploité. Il est donc crucial pour les professionnels de l’événementiel de repenser leurs outils de gestion pour qu’ils intègrent des systèmes d’IA robustes et adaptés aux défis de demain.

En d’autres termes, il est temps de passer du simple « use case » – qui montre des exemples ponctuels d’utilisation – à une approche « business case » qui intègre l’IA dans une stratégie globale de transformation digitale. Cela passe par une réflexion approfondie sur la manière dont l’IA peut être déployée de manière sécurisée, efficace et rentable au sein de l’écosystème événementiel.

VI. Conclusion : Se former, être vigilant et rester en veille

Face à une technologie en constante évolution, l’une des clés de la réussite réside dans la formation continue et la vigilance. Comprendre les différents modèles d’IA, leurs avantages, leurs limitations et leurs enjeux éthiques est indispensable pour faire des choix éclairés. Le marché évolue rapidement, l’innovation est permanente et il est fort probable que de nouvelles solutions émergent dans les mois et années à venir.

Les professionnels de l’événementiel doivent donc adopter une posture proactive : se former régulièrement, suivre les tendances technologiques et être prêts à adapter

leurs outils et méthodes en fonction des nouvelles contraintes – qu’elles soient liées aux coûts, aux performances, à la sécurité ou à l’éthique. Être en veille permanente et avoir la capacité de basculer rapidement entre différentes solutions permettra de tirer le meilleur parti des technologies émergentes, tout en préservant l’essence même de notre métier.

En somme, l’IA n’est pas une révolution qui va submerger le secteur de l’événementiel, mais bien un outil qui, correctement intégré, peut le transformer en profondeur. En désacralisant le sujet, en comprenant son histoire et ses applications actuelles, les professionnels peuvent saisir les opportunités qu’elle offre sans renoncer à la dimension humaine qui fait toute la force de nos événements. L’avenir appartient à ceux qui sauront combiner technologie et créativité pour offrir des expériences inoubliables et véritablement humaines.

Epilogue, prompt et annexe !

Pour illustrer l’utilisation de l’IA, je me devais bien sûr d’utiliser cette même IA pour écrire cet article. Il a été généré avec le modèle ChatGPT o3-mini, avec le prompt (instructions) suivantes :

« Tu vas m’aider à écrire un article, assez long. Le titre de l’article, c’est « IA et événementiel, ou en sommes-nous ». Il s’adresse à des professionnels de l’événementiel en recherche d’inspiration, je l’ai découpé en plusieurs sections, je vais te donner mon plan et dans chaque section les messages que j’aimerai faire passer et que tu vas développer. Fais-moi un style de texte assez journalistique. Je suis quelqu’un de tech, et assez pragmatique. Je vais te fournir le plan juste après.

1. Désacralisons le sujet Message à faire passer : l’IA cela existe depuis très longtemps, ce n’est pas nouveau, raconter un peu l’histoire de l’IA et comment nous en sommes arrivés ou nous en sommes aujourd’hui.

2. L’IA est une commodité Message à faire passer : l’IA est une commodité. Faire un parallèle avec Internet, beaucoup en avait peur, mais on ne peut pas s’en passer. Cela fait partie de nos vies. Les adolescents ou les jeunes l’utilisent au quotidien.

3. L’IA est déjà utilisé dans le quotidien des pros de l’événementiel Message à faire passer : grâce à ChatGPT, l’IA a été démocratisé, et cela sert déjà en termes de gain de productivité pour les organisateurs d’événements. Donner quelques exemples d’utilisation dans le secteur de l’événementiel

4. Oui, des métiers vont être impactés, mais pas l’événementiel Message à faire passer : oui, certains métiers vont être fortement impactés, et certains vont sans doute disparaitre, mais nous avons la chance de travailler dans un métier de « personnes », l’événementiel c’est des rencontres en vrai et des émotions, et que le covid nous a bien appris, c’est que les gens ont besoin de se retrouver. On nous a vendu les événements digitaux, en ligne, qui remplaceraient les événements présentiels, et résultat : il n’y a jamais eu autant de demandes des visiteurs de se re retrouver en vrai.

5. Il faut passer du « Use Case », au « Business Case » Message a faire passer : L’IA est une technologie, pas un produit. ChatGPT c’est bien, mais c’est isolé. La responsabilité des éditeurs de logiciels quels qu’ils soient, CRM, ERP, plateformes

EventTech, c’est de venir intégrer l’IA dans leurs outils pour améliorer la productivité, et la sécurité des données. Message à faire passer également : Sans Data, l’IA n’est rien, d’où l’importance d’avoir une stratégie de collecte de la donnée efficace dans ses outils qui vont alimenter l’IA.

6. En conclusion Il faut se former, être vigilent, comprendre et être en veille permanente Message a faire passer : on a pas le choix, il faut se former, il faut comprendre pour faire les bons choix. Comprendre les IA, comprendre les modèles. Le marché va encore fortement évoluer, l’innovation est encore permanente sur ce sujet, il faut être capable de comprendre les IA et pouvoir basculer sur une IA x, y ou Z rapidement en fonction des différentes contraintes de cout, de performance, de sécurité ou même d’éthique. »

En espérant que vous en aurez apprécié la lecture !