L’article résumé en trois points :

Meeting design ou « comment faire changer les mentalités dans l’événementiel »

Le monde change… les pratiques du monde événementiel ne sont plus les mêmes et les acteurs de l’événementiel ne s’y trompent pas ! Parmi ces tendances, nous pouvons voir que l’organisateur d’événements, le « Meeting Planner » se transforme en « Event Designer ».

Pourquoi ? Pour ne pas tomber dans le panneau du « faisons comme l’année dernière » et constamment se remettre en question. Car les participants aux événements, congrès et salons sont de vrais experts en la matière. Ils sont devenus exigeants et ne viendront que s’ils en retirent une vraie expérience. L’impact de l’événement s’inscrit dans la durée, parce qu’il bouscule et marque les esprits, mais aussi par sa capacité à jouer sur la force de prise de conscience collective. Les enjeux sont énormes et les organisateurs d’évènements ont pourtant peu de recul pour savoir comment satisfaire les parties prenantes de leurs événements (sponsors, intervenants, participants…).

Aujourd’hui donc, le principal défi pour les organisateurs d’événement, est d’engager ses participants à « vivre leur événement » avec un contenu, un format et des sujets pertinents pour capter leur attention. Parallèlement, les organisateurs intègrent de plus en plus de plates-formes numériques dans leurs programmes, offrant ainsi de nouvelles opportunités pour connecter les délégués, les exposants et les sponsors.

« Il peut être défini comme le développement conceptuel d’un événement pour maximiser l’impact positif et significatif sur le public et/ou les participants à l’événement »

Julius Solaris, Fondateur de l’Event Blog affirme que « si vous souhaitez un changement des comportements, vous avez besoin de changer le vôtre d’abord. La façon avec laquelle nous créons nos événements est à revoir complètement ! ». Il ajoute également: « Dans une industrie où l’expérience est préférée à la réflexion & la formation, nous avons favorisé « ce qui se fait » à l’instar du « pourquoi faisons-nous cet événement de cette façon ? »

L’Event Design apparaît comme une réponse à cette question. Il peut être défini comme le développement conceptuel d’un événement pour maximiser l’impact positif et significatif sur le public et/ou les participants à l’événement.

Event canvas :  une méthode pour construire votre événement

L’#EventCanvas a été créé par Ruud Janssen et Roel Frissen. Il s’appuie sur le cadre visuel initialement proposé par Business Model Canvas d’Alexander Osterwalder, basé sur les travaux antérieurs du Business Model Ontology.

L’#EventCanvas est un modèle de gestion stratégique pour les organisateurs de réunions permettant de développer de nouveaux types d’événements et conférences ou de documenter ceux qui existent.

L’ #EventCanvas est conçu comme un langage visuel commun qui peut être utilisé tant par le créateur (initiateur) de l’événement que par l’équipe de planification. Cet outil de facilitation collective se révèle une méthode efficace pour l’émergence d’idées et une concertation de groupe sans omettre certaines parties-prenantes.

Cette nouvelle approche est composée de 14 étapes en 3 parties : la sélection et l’analyse des parties prenantes, articuler le changement, et enfin créer des prototypes d’événements. Pour finir l’histoire de l’événement est racontée sous forme de films de 60 secondes.

En 2017, Le Directeur du Marketing Global de Sol, une marque du groupe Heineken qui opère dans 70 pays et qui couvre 178 marchés, se pose la question de savoir comment ressusciter une marque grâce à un événement global impactant : (http://bit.ly/2UEMnvk / http://bit.ly/2XppWHD)   Sol est une marque « orpheline » du groupe existante depuis 10 ans et qui est disponible sur 5 marchés seulement. Le principal concurrent a une reconnaissance mondiale et mène de loin la catégorie. Pire que tout, il semble que la marque ait perdu sa crédibilité sur les marchés locaux.

 Le travail collectif autour de l’#EventCanvas permet non seulement d’appréhender la situation avant l’événement, mais aussi d’analyser le comportement des parties prenantes (170 Directeurs Marketing et du Directeur Marketing Global) et articuler le changement souhaité avec un événement qui puisse changer la donne, engager les protagonistes et redonner vie à cette marque.

Le groupe de réflexion s’engage dans l’exercice et crée un prototype d’événement, catalyseur du renouveau de la marque. Le lien choisi est symbolique : une forteresse en mer ; les participants y ont l’opportunité de recréer les attraits de cette marque « rebelle » et de faire un make-over révolutionnaire. Le coup de force opère puisque l’événement convertit les sceptiques, la présence de Sol passe de 5 à 70 pays, et les ventes augmentent de 40% l’année suivante.