Partie 3 : monétisation des événements virtuels

Les événements virtuels comme générateurs de revenus

Plus les gens sont convaincus de la valeur de leur participation à un événement, plus ils sont susceptibles de payer un droit d’entrée élevé. Ainsi, bien qu’il soit plus facile d’organiser des événements, il faudra accorder beaucoup plus d’attention à la fidélisation des participants ainsi qu’à la création de nouvelles sources de revenus pour les organisateurs.

Les événements virtuels peuvent contribuer à générer des revenus plus élevés grâce à une stratégie appropriée et à une utilisation optimale de leurs avantages. Avec les événements virtuels, les organisateurs peuvent suivre le retour sur investissement grâce à des données significatives sur leur public cible.

La plupart des événements virtuels accueillent un nombre de participants beaucoup plus important que les événements présentiels, car il n’y pas de limitations de voyage et de temps. Plus il y a de participants, plus le nombre de personnes susceptibles d’être des vrais leads potentiels est important.

De nouvelles façon de monétiser les événements 

1 /Sponsors et exposants, première source de financement :  La vente d’un stand ou d’un package de sponsoring est souvent le principal moyen pour les organisateurs de monétiser les événements virtuels ou hybrides. Bien qu’ils ne puissent pas rencontrer les participants en personne, les exposants/sponsors peuvent toujours obtenir une visibilité importante lors d’un événement virtuel ou hybride.

Cependant, les entreprises peuvent avoir des doutes sur la manière dont elles pourront se connecter avec les participants dans le cadre d’un événement virtuel. Cela peut être de sponsoriser l’ensemble de l’évènement, le contenu, certaines sessions, la zone exposition, gamification etc.

2/ Offrir une expérience immersive avec des exposants virtuels pour rendre une conférence virtuelle plus dynamique et aussi augmenter le potentiel de monétisation de l’événement. Tout comme dans un événement physique, on peut mettre à la disposition des entreprises et des organisations un espace d’exposition où les participants peuvent interagir avec eux et découvrir leurs produits ou services.

3/ La vente directe de l’accès à l’évènement est un autre moyen traditionnel de monétiser les conférences virtuelles et l’un des plus faciles à mettre en place. Le facteur le plus important qui pousse les gens à assister à un événement est le type de contenu que l’événement offre. Si des orateurs de renom et des experts de l’industrie partagent leurs idées et leur expérience avec le public, les participants seront prêts à payer pour participer à cet événement.

Il s’agit d’offrir différents niveaux d’accès aux participants. Ceux-ci peuvent aller de packages de base ou d’accès à une seule session jusqu’à une expérience VIP complète.

Par exemple les salles de sous-commission peuvent n’être accessibles qu’à ceux qui ont acheté le niveau le plus élevé. Ici, les participants VIP, les conférenciers et les exposants sont en mesure de faire du networking et de générer des prospects potentiels.

Comment optimiser le roi des sponsors et exposants : augmenter leurs possibilités d’interaction 

Il existe de nombreuses solutions pour inciter les participants à communiquer avec les sponsors et les exposants, afin d’améliorer leur engagement et permettre de générer des leads potentiels de qualité.

1/ Présentation des sponsors/exposants

• Organiser des « pitches » vidéos des sponsors/exposants : modèle d’événement hybride où l’exposant sera capable de se présenter en video de 10 min avant la manifestation
• « One on One » Virtual Meetings & matchmaking : L’organisation de visio entre sponsor/exposant et visiteur/lead potentiel pour offrir une visibilité mesurable pendant l’événement virtuel.

2/ Construction d’une communauté 

• Mettre en place des salles de réunion virtuelles, des Speed meetings lors d’événements virtuels, pour élargir son réseau.
• Une session spéciale séparée permet aux participants de s’entretenir avec des experts, un keynote speaker, dans un cadre plus intime.

3/ Interaction avec les VIP et des participants identifiés comme lead potentiel 

• Contenu à la demande des sponsors avec lequel les participants peuvent interagir lorsqu’ils ont du temps libre dans leur agenda.
• Déjeuners sponsorisés où les participants recevront un crédit pour leur application de livraison de repas préférée.
• L’inclusion dans les médias sociaux avec des discussions, des flux, des hashtags et/ou des filtres personnalisés.
• Meet & Greet des VIP qui sont parrainés ou organisés par certains des principaux sponsors.
• Quelques jours avant l’événement, on peut envoyer aux participants un cadeau « physique » pour susciter l’enthousiasme, renforcer le thème de l’événement et, plus important encore, présenter les principaux sponsors.

4/ La Gamification

La Gamification augmente les chances d’interaction des sponsors avec les participants à l’événement. Les expériences de jeu ont généralement des incitations vers la fin. Ces prix peuvent être des cadeaux sponsorisés qui rappelleront constamment aux participants les marques des sponsors et contribueront également à la visibilité de la marque. La gamification encourage les participants à rencontrer des sponsors et des exposants spécifiques lors de votre événement.

5/ Organisation de trophées, d’une « loterie » qui offre un prix unique offert par le principal sponsor, ou offre une série de prix offerts par plusieurs sponsors différents.

6/ Les enquêtes sponsorisées peuvent aider vos principaux contributeurs à collecter des données précieuses pour les études de marché et la recherche de prospects.

7/ Impact social en demandant aux sponsors de créer ou de donner des fonds qui ont un impact direct sur les industries et les thèmes liés à l’événement. Cela peut être aussi simple que d’offrir des entrées gratuites à la conférence de l’année prochaine, ou quelque chose ayant un impact plus durable comme des fonds et des programmes qui aident à former et à encadrer la prochaine génération de leaders.

En conclusion, bien que la monétisation des évènements virtuels semble difficile à mettre en place au départ, étant donné la complexité de retenir l’attention des participants, ainsi que le nombre toujours croissant d’évènements et webinaires qui sont organisés dans tous les domaines d’activité, nous avons vu qu’il existe plusieurs moyens de les financer, en faisant preuve de créativité et en apportant de la valeur aux sponsors, exposants et participants. Le défi principal restant la capacité d’atteindre un véritable engagement des participants, ou ils sont non plus de simples spectateurs, mais partie prenante tout au long de l’évènement.