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Dans ce contexte marqué par l’incertitude face à cette situation sanitaire en constante évolution, il y a bien une chose qu’on peut qualifier comme certaine : Notre monde change, nos pays changent, l’homme change, et manifestement nos événements changent aussi.

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Nous avons commencé à voir émerger ces dernières années des nouveaux concepts évènementiels, qu’ils s’agissent de conférences, de salons, de réunions. De nouveaux formats tels les “World Café”, “Storytelling”, “barcamps” ont fait leur apparition et ont amorcé les changements destinés à améliorer toujours plus l’expérience de nos participants, exposants, visiteurs, et la façon dont ils interagissent entre eux. Les événements sont devenus plus ouverts, plus digitaux pour refléter les nouveaux modèles sociaux-culturels. La crise sanitaire n’a fait qu’accélérer le développement de ces nouveaux modèles, qui deviennent désormais incontournables pour le futur de notre industrie.

Les nouveaux modèles d’événements 

Les nouveaux concepts, les nouveaux formats sont intrinsèquement liés à la capacité de nos organisations à se réinventer, à se restructurer. Ces nouveaux modèles nous obligent à nous tourner vers l’innovation, vers l’agilité pour nous adapter constamment au nouveau monde.

Toutes ces adaptations rapides, voire même brutales, sont nécessaires, pour accélérer l’engagement des participants, lui offrir un contenu riche ainsi que ce sentiment existentiel d’appartenance à une communauté. Le changement, parfois difficile à concrétiser dans nos métiers, n’est pas aussi abrupt pour le participant, déjà habitué à un univers digital au quotidien.

Des événements hybrides

Cela signifie-t-il la condamnation de notre offre de lieux ? Bien au contraire ! 

Alors qu’au début de la crise sanitaire nous pouvions encore penser (espérer ?) que les événements hybrides n’allaient servir notre industrie que pour un temps limité, nous pouvons affirmer aujourd’hui que ce format restera ancré dans la conception des évènements. La participation à un certain nombre d’événements digitaux au cours d’une année deviendra une habitude. En parallèle, il est probable que les chiffres de participation aux évènements physiques soient plus limités.

Le nombre total d’événements augmentera pour répondre à la demande d’évènements locaux, notre industrie doit se préparer à produire et accueillir plus d’évènements, chacun d’entre eux avec des capacités de diffusion plus larges pour amplifier leur rayonnement.

L’accent sur le contenu et la stratégie digitale

La pertinence des analyses nous permettra de mieux connaître le comportement de nos participants, leurs goûts, leurs envies. Cela permettra de mieux mesurer le succès de nos évènements, de créer un contenu cohérent en phase avec les attentes du public. C’est la garantie d’offrir à chacun des participants une vraie valeur ajoutée, qu’ils puissent tirer un maximum de bénéfices de leur expérience. La qualité du contenu offert sera clé pour garantir un haut niveau d’engagement des participants.

Avec l’émergence des évènements hybrides, l’analyse des données collectées doit être plus que jamais au cœur de nos stratégies.

Par ailleurs, pour nos évènements physiques, c’est le prestige qui sera le garant de l’expérience, ce sentiment d’appartenance à un club, à une communauté exclusive de congressistes, d’exposants ou de visiteurs, qui ont investi pour faire le déplacement dans nos lieux d’accueil. Non seulement le plan éducatif sera indispensable mais c’est bien l’expérience vécue physiquement qui fera la différence. La créativité, l’imagination dans la production de nos événements autour des 5 sens garantiront le succès de nos éditions physiques.

Nouveau format d’événements, nouvelle source de revenus

Ces nouveaux formats d’événements seront difficiles à monétiser selon les normes traditionnelles. Si l’on considère que les événements seront plus nombreux du fait de leur nature hybride, un tarif d’abonnements pour des ‘séries’ d’événements pourrait être pertinent. Ce mode de tarification s’ajoutera à la tarification traditionnelle des évènements physiques, qui bien sûr, continueront de constituer une part importante du chiffre d’affaires.

Aujourd’hui il est temps de nous concentrer sur notre aptitude au changement pour dépasser nos convictions, notre zone de confort et réinventer nos modèles. La question ne doit plus se limiter à notre capacité à accueillir ou non les évènements en fonction de la situation sanitaire, elle doit se poser autour de l’alternative hybride à proposer aux clients dans le cas où le contexte ne permette pas de réaliser l’évènement sur site, l’annulation ou le report ne doivent plus faire partie de ces alternatives.

Ecrit par Sophie Chevalier, Ungerboeck