Partie 2 – La technologie au service de la reprise

Les professionnels de l’événementiel ont toujours été curieux à l’égard de la technologie, que ce soit à des fins de marketing ou de planification, que l’on parle d’applications événementielles ou de solutions de matchmaking.

En effet, très tôt, l’industrie de l’événementiel s’est appuyée sur la technologie à tel point que certains processus métier n’ont pas d’équivalent manuel, c’est donc tout naturellement que la technologie sera au cœur du dispositif de la sortie de crise.

Solidaires, les partenaires technologiques ont montré beaucoup d’intérêt à développer des solutions utiles apportant des réponses aux enjeux et problématiques posés par la crise sanitaire.

Le cloud : le socle

Le cloud offre aux entreprises l’avantage de souscrire à des applications mises à disposition avec l’ensemble des composants matériels et services requis à leur fonctionnement, et sans investissement initial.

La crise actuelle s’est avérée un incroyable accélérateur pour la transformation digitale et si les organisateurs veulent tirer profit des avantages offerts par les dernières solutions, ils ont tout intérêt à repenser leur architecture technique et le Cloud s’est imposé comme la pièce maîtresse et la fondation d’un système de plus en plus exigeant en termes de sécurité, de conformité, de mobilité et de performance.

Le modèle économique associé au cloud (Service as a Service) est particulièrement intéressant pour les entreprises et son adoption est fortement favorisée par l’offre quasi exclusive de toutes les solutions, ou presque, en mode souscription qui couvre le progiciel, sa plateforme d’hébergement et l’ensemble des services nécessaires.

L’entreprise se trouve ainsi totalement libérée de tous les investissements lourds liés à l’infrastructure matérielle, les systèmes d’exploitation, la problématique de sécurité et de mise en conformité diverse, mais aussi des centaines d’heures requises pour le maintien de cette infrastructure.

Comme dans beaucoup de domaines, le secteur évènementiel a pu recourir au télétravail. Cette « mobilité pour tous » est désormais rendue encore plus simple grâce au Cloud permettant aux entreprises de continuer à opérer leur business et maintenir un minimum d’activité tout en offrant cette souplesse à leurs collaborateurs.

Les exigences du mode virtuel

La pandémie a frappé particulièrement notre industrie, et nous avons subi un changement forcé qui a servi d’accélérateur à de nombreux organisateurs d’événements pour passer à la technologie des réunions en ligne et à se familiariser avec ces exigences. Cette expérience ouvre la voie à une nouvelle dimension des événements virtuels de haute qualité, et offre de nouvelles possibilités : une portée plus large et de nouveaux publics, une meilleure analyse et des possibilités à long terme pour rendre le contenu des événements plus pertinent pour un plus grand nombre de cibles, des moyens créatifs d’étendre l’expérience d’un événement sur place avec des composantes virtuelles.

Ainsi, convertir un évènement en virtuel s’est imposé comme une solution viable et a permis à de nombreux organisateurs de maintenir leurs évènements et de profiter de cette hausse importante de la fréquentation.

Si le concept n’est pas nouveau, nous allons devoir nous réinventer afin d’offrir à nos visiteurs une expérience unique avec un contenu interactif et attrayant.

Les solutions existantes de vidéoconférence ont été adaptées et connectées aux ERP offrant ainsi une plateforme d’inscription, riche de plusieurs fonctionnalités.

A commencer par le système d’inscription personnalisé comprenant des capacités adaptées qui tiennent compte du cycle plus long de l’évènement virtuel et qui permettent de collecter toutes les informations concernant les exposants, les intervenants mais aussi les participants afin de garantir à tous une expérience unique.

L’évènement a désormais besoin de son propre site web avec une identité visuelle adaptée permettant de construire le planning des sessions, les profils des intervenants, des salons virtuels, la gestion des récompenses, et le suivi des engagements des participants. Mais aussi des outils frontaux comme des portails exposants qui devront être enrichis avec de fonctionnalités de salons et stands virtuels, de sessions webinaires, de contenu vidéo en direct ou enregistrés et même du réseautage virtuel.

Tous ces outils devront tirer parti de la puissance de l’analytique web qui permet de disposer de statistiques très élaborées qui peuvent être partagées avec l’exposant, permettre au visiteur virtuel de suivre son parcours et à l’organisateur d’opérer les analyses post-évènement.

Le dispositif hybride

Nous parlons du « mode Hybride » lorsqu’un événement peut accueillir des visiteurs sur place mais aussi offrir la possibilité d’y participer en ligne et il est à croire que ce concept persistera longtemps, ouvrant de nouvelles voies de monétisation et de conception d’événements. (La partie monétisation sera abordée dans le troisième article de cette série).

Ces événements hybrides créent à la fois des défis mais aussi des opportunités pour les organisateurs en ce qui concerne la technologie des événements.

Les sites auront à couvrir l’expérience physique avec des studios de télévision, de l’audiovisuel et un internet avec haut débit, tandis que les organisateurs auront à assurer une expérience d’événement sans faille qui combine les deux mondes, sur place et en ligne.

Cette crise sanitaire aura pour toujours marqué nos modes de vie et même si nous rêvons tous de participer à nouveau physiquement à un évènement, nous allons désormais devoir nous conformer à plusieurs règles et être capable de mettre en place des mesures d’hygiène strictes, allant de la distanciation sociale au suivi des participants sur site.

Le suivi des visiteurs est désormais un enjeu majeur et les organisateurs auront besoin de solutions permettant d’assurer ce suivi et de collecter des informations critiques afin d’éviter des situations à risque. Accueillir à nouveau des visiteurs est conditionné par la capacité de l’organisateur à assurer la distanciation sociale, et il sera crucial de disposer d’applications afin de construire des diagrammes de salle en conformité avec les règles imposées.

Mais d’autres applications seront aussi nécessaires afin d’aider les organisateurs à accueillir les visiteurs, qui permettront de gérer les opérations de nettoyage, ou les procédures de contrôle des salles et même planifier ces tâches et disposer de rapports en temps réel.

En conclusion, avec ces nouveaux modèles d’événements, l’ensemble du secteur est confronté à des défis nouveaux. La technologie n’a jamais été aussi importante que lorsqu’elle rapproche les gens !  Dans ces situations difficiles, il est inévitable de s’appuyer sur une technologie solide, avec des environnements sécurisés, un internet rapide et des données protégées et sécurisées. 

Nous sommes certains que cette crise finira par passer, mais nous sommes aussi certains qu’elle aura durablement impacté notre industrie en nous forçant à nous réinventer, à repenser nos modèles, notre façon de délivrer ces évènements… et la technologie sera là pour supporter cette relance !