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Elise Béliard

Créatrice de contenus chez Vimeet

En 2022, la reprise s’accompagne inévitablement par une sur-sollicitation événementielle de nos clients et prospects. Comment se distinguer de la concurrence ? Par la pertinence des formats proposés. Un levier déterminant de la mobilisation des communautés sur les événements.

Pour cela prenons le temps d’étudier les 3 piliers de l’attractivité d’une offre événementielle :

  •  Le R.O.I. : le retour sur investissement des participants 
  •  Le R.O.T : le retour sur leur temps investi  
  •  Le R.O.E. : le retour sur émotion, plébiscité après ces deux années perturbées.

Le R.O.I. : une promesse déterminante qui expose la force de votre communauté.

  • Décupler le R.O.I. d’un événement

Le Retour sur investissement (abrégé en R.O.I. pour sa traduction de l’anglais Return On Investment) permet de savoir si un événement est rentable : est-ce que les coûts générés pour organiser l’événement (aussi bien humains que matériels) sont inférieurs aux résultats de l’événement.

Face aux évolutions géographiques, économiques et désormais hautement sanitaires, les organisateurs d’événement doivent constamment s’adapter pour garantir le R.O.I de leurs événements.

Comment ? En proposant des rencontres ciblées et qualifiées grâce à une technologie de matchmaking garante de la qualité de votre offre. Ce « pot de miel » permet de diffuser ensuite le contenu ciblé auprès d’un public beaucoup plus large.

  • Mesurer le R.O.I. d’un événement

Dans un contexte d’entreprise où chaque processus doit se justifier par des résultats concrets, il est nécessaire de calculer le retour sur investissement des événements organisés. Or, la mesure du R.O.I. d’un événement peut être complexe puisqu’elle prend en compte des données objectives qui sont parfois analysables uniquement sur le long terme, mais également des données subjectives difficilement quantifiables.

Pour autant, mesurer le R.O.I d’un événement est possible, à condition de suivre une méthodologie programmée en amont :

1) Définir ses objectifs business

2) Déterminer les indicateurs (KPI) qui permettront de suivre cet objectif avec précision.

3) Analysez et synthétisez l’ensemble des données collectées : des mines d’or pour préparer les prochains événements !

A cet égard, il est primordial de récupérer l’ensemble des KPIs après l’événement. Les plateformes de gestion événementielle transmettent toutes les données nécessaires à l’analyse post-événement.
Un accompagnement est également possible, pour mettre en place une stratégie décuplant le R.O.I. de l’événement, et pour décortiquer les statistiques les plus abstraites. 

Finalement, la mesure du R.O.I. est pour l’organisateur un moyen d’en retirer des enseignements importants pour les opérations futures.

Le R.O.T. : un élément de distinction concurrentielle essentiel

  • Garantir le Retour sur Temps Investi

Le Retour sur temps (abrégé en R.O.T. ou encore R.O.T.I. pour sa traduction de l’anglais Return On Time Invested) correspond à l’évaluation du temps investi par un participant : au regard du temps passé sur l’événement, quel a été le degré d’utilité perçu.

Comment garantir le retour sur le temps investi ? En assurant la promesse, en tant qu’organisateur, que rien n’a été laissé au hasard et qu’en participant à l’événement, la cible a l’assurance d’optimiser son temps.

Par exemple, en proposant des déjeuners ou diners placés grâce à l’intelligence artificielle : après une plage de rendez-vous d’affaires, un plan de table est réalisé en prenant en compte les meilleures notes laissées par les participants, pour approfondir les échanges et transformer ces moments en pur services business premium.

Mesurer le R.O.T. est possible en demandant aux participants de témoigner. En donnant par exemple pour chaque rendez-vous effectué, une note de 1 à 5 :

  • 0 indiquant que c’était une perte de temps
  • 5 que c’était une utilisation productive de leur temps.

Si le matchmaking amont a bien été mené, 75% des notes, en moyenne, seront garanties 4 ou 5 étoiles (moyenne sur un an, pondérée sur une étude au travers de 450 événements reposant sur le matchmaking Vimeet).

Cette mesure est essentielle pour travailler des axes d’amélioration lors de prochains événements…. Et assurer votre “repeat business” !

Le R.O.E. : parce que l’Humain sera au centre de la reprise en 2022

Depuis la création des premiers événements, satisfaire les besoins des participants est au cœur des enjeux. Longtemps reliée à une gratification économique, leur satisfaction prend désormais une nouvelle dimension : le Retour sur Emotions (abrégé en R.O.E. pour sa traduction de l’anglais Return On Emotion).

A la base de chaque action, les émotions entrent en jeu : “lorsque la décision s’établit comme un processus cognitif avec le temps pour la réflexion, dont la conséquence est un choix entre diverses alternatives, l’émotion, sans prévaloir, intervient. […] À ce moment, l’émotion se présente comme un signal inconscient de l’efficacité de notre choix”[1]. Concrètement : 95% des décisions de conversion sont basées sur des émotions[2] !

L’événementiel ne déroge pas à la règle : la dimension affinitaire est au sommet des critères de participation aujourd’hui.

Comment optimiser le ressenti des participants ? En mettant en place des stratégies d’écoute pour comprendre leurs besoins émotionnels et en disruptant vos formats d’événements. Au programme, par exemple : contenus authentiques, gamification ou encore intrication fluide de l’expérience digitale et présentielle pour marquer l’identité d’un événement hybride.

Des logiciels se développent aujourd’hui pour mesurer le Retour sur Emotion grâce à l’Intelligence Artificielle : analyse des expressions faciales par la captation vidéo, analyse vocale (vélocité, intonation, etc.) par la captation sonore, ou encore analyse de la gestuelle. S’ils transmettent des données jugées objectives, les émotions restent par essence subjective.

Pour mesurer le Retour sur Emotions de façon pertinente et simplifiée, la loyauté et la rétention des participants sont des indicateurs de performance pertinents et quantifiables.

Alors R.O.E. is the new R.O.I ? NON ! 

Alors R.O.E. is the new R.O.I ? NON !

Complémentaires, R.O.I., R.O.T., R.O.E. sont trois impondérables pour garantir le succès d’un événement. Des “faire venir” à prendre en compte dans la préparation de l’événement.

Également, pendant l’événement, qu’il soit Online, Hybride ou présentiel, vous ne devez jamais perdre de vue vos objectifs initiaux. Acquisition, nurturing, upselling… mariez efficacement vos promesses avec vos objectifs en intégrant ces cinq composantes :

  • Les rendez-vous One to One affinitaires (entre vos participants)
  • Les One to One experts (rendez-vous ciblés en grand volume avec vos commerciaux),
  • Les few to few (ateliers thématiques et master class entre paires ou non)
  • Les One to many : vos contenus descendants traditionnels.
  • Des side events affinitaires (déjeuners algorithmiques ou serendipitaires, challenges etc…)

Attirée par une offre efficace, l’audience réceptacle des contenus descendants et des rendez-vous commerciaux sera décuplée.

Finalement, après l’événement, vous obtenez une mine d’or de datas communautaires. De nouveaux horizons et outils s’offrent aux organisateurs d’événements pour comprendre et qualifier leur communauté de prospects et de clients : notation des rendez-vous (chaque participant note chacun de ses rendez-vous, de 1 à 5 étoiles), analyse des demandes, des acceptations et des refus de rendez-vous One to One, le croisement de ces données avec les nomenclatures d’inscription, etc. Dopées avec de nouveaux KPI originaux, la structuration de vos personae et vos stratégies marketing ne seront plus tout à fait définies de la même manière ensuite.

[1] Lazarus R.S., Emotion and Adaptation, Oxford, Oxford University Press, 1991.

[2] https://www.inc.com/logan-chierotti/harvard-professor-says-95-of-purchasing-decisions-are-subconscious.html